投控物业召开档案管理工作会议

发布: 2019-11-26 15:12 | 文章来源: 投控物业:胡佳馨

针对投控物业各直管企业历史档案开展抢救性的补课,要抓紧干,马上干。

●数字档案室建设时代的进步、行业的需要、上级单位的要求、企业的发展和专业化的体现。


2019117日下午,投控物业召开了各直管企业“档案管理工作会议”。

首先投控物业办公室负责人在主持会议时指出,这是投控物业历史上第一次档案管理工作会议,投控物业及各直管企业因为历史的原因,档案管理缺位及松懈,档案信息资料的缺失及不完整,导致在房产确权、法律诉讼等经营管理工作中处于被动,教训十分深刻。面对新形势,我司要对标对表,立行立改,更加重视与加强档案管理工作。

深物业集团党委书记、董事长兼投控物业党委书记、执行董事、总经理刘声向曾指出,针对投控物业各直管企业历史档案开展抢救性的补课,要抓紧干,马上干。在《深圳市档案局关于开展市级机关和市属国企档案处置检查工作情况的通报》中批示要关注重视投控物业档案管理建设”。

尹忠华副总经理要求各直管企业对档案工作要高度重视,加强领导;加强资料收集归档工作,以防档案遗失;明确档案管理人员职责,提高档案管理人员的专业素质;完善设施,加大软硬件建设;要求公司综合档案室建设方案,制定针对各直管企业的档案管理工作计划,将档案管理工作纳入年度考核评价机制。

接着,公司办公室胡佳馨通报了《投控物业数字档案室建设方案》、各直管企业档案整理与数字化外包相关工作注

意事项及下一步加强各直管企业档案管理的具体工作计划。

  深物业集团已将我司的档案数字化纳入2019年公司档案管理的重点工作,要求今明两年完成投控物业系统的档案数字化工作。投控物业领导带头参观学习数字档案系统建设,到相关单位学习考察,通过学习认识到数字档案室建设时代的进步、行业的需要、上级单位的要求、企业的发展和专业化的体现。开展了各直管企业档案管理现状调研,调研中发现,投控物业所有单位只有泰新利公司符合档案管理的规范化要求。而其他企业的档案管理现状不容乐观甚至触目惊心。主要是档案意识薄弱,对档案工作重要性认识不够;档案库房及设施不符合档案管理的要求;档案管理人员职责不明确,人员不稳定,素质有待提高;现阶段各企业还处在文件资料的堆积的阶段。通过调研让我们深刻意识到,要加快建设我司及各直管企业的档案管理工作,使其更规范化、科学化,信息化。

根据投控物业档案工作现状及未来发展规划公司制定了《投控物业数字档案室建设工作方案》。数字档案室具有档案资源数字化档案管理信息化档案传输网络化档案服务知识化的特性。它的建设主要包括四个方面:一是基础设施建设;二是电子档案管理应该系统建设;三是数字档案资源建设;四是保障体系建设。数字档案室的建设以注重整体规划,节约投资成本,循序激进,分步实施的方式进行。尽快在自有产权的物业中选址建设档案库房,面积需达300㎡以上,档案库房建成后将总部及各直管企业重要的档案移交保存。目前所属存量档案数字化正通过招投标选择服务商,档案库建设选址正在进行中。

根据各直管企业档案管理现状公司制定了相应的工作计划和督导长效机制。首先要求各直管企业在档案管理制度、职责职能方面加强建设,组织专业的档案管理知识培训,争取明年年底前达到持证上岗;加大硬件投入力度,加强档案保存的安全和风险管理。年底前公司将对以上工作在进行一次检查。今后每年进行两次档案管理工作检查。

最后,物业集团综合档案室张晓娣做了档案管理基础知识培训,并介绍了集团档案管理工作的方法和要求。张晓娣首先从档案工作的标准体系、档案工作的依据、档案工作主体内容、档案管理工作路径。这四个问题着手阐述了档案工作的重要性和专业性。提出档案工作是基础性工作,是支撑性工作,是职责所在,各企业尤其是综合办主任和专、兼职档案员一定要重视并提高档案管理专业化水平.公司重点工作在哪里,档案工作就服务到哪里,让档案管理工作贯穿于企业经营管理的多环节、整过程、全覆盖。

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